Theo chính lời kể trong The Art of the Deal, một ngày làm việc của Donald Trump giữa thập niên 1980 bắt đầu bằng khoảng một giờ đọc báo buổi sáng, sau đó là hàng chục cuộc điện thoại và nhiều cuộc gặp ngắn không báo trước. Ông viết rằng hiếm khi gọi dưới năm mươi cuộc một ngày, nhiều hôm hơn một trăm cuộc; các cuộc gặp phần lớn diễn ra ngẫu hứng và ít khi kéo quá mười lăm phút. Ông ít lên lịch kín, để cửa văn phòng mở.
Chương mở đầu của sách được viết dưới dạng nhật ký một tuần, nên đây là nguồn chi tiết nhất về nhịp làm việc của ông thời làm bất động sản. Bài này dựng lại nhịp ngày ấy, giải thích vì sao nó hợp với vai người đi giao dịch, và đối chiếu với nghiên cứu về gián đoạn và làm việc sâu để thấy phần nào người kinh doanh ở Việt Nam nên học, phần nào không nên chép.
Nhịp một ngày theo chương mở đầu của sách
Chương đầu của The Art of the Deal kể từng ngày trong một tuần làm việc. Ghép các chi tiết lặp lại, có thể dựng một ngày điển hình như sau (diễn ý theo sách, giờ là con số tác giả tự kể):
- Sáng sớm, khoảng sáu giờ: thức dậy và dành chừng một giờ đọc các báo buổi sáng, trong đó có báo kinh doanh và báo địa phương New York.
- Khoảng chín giờ: có mặt ở văn phòng, bắt đầu gọi điện. Danh sách cuộc gọi gồm ngân hàng, luật sư, nhà thầu, người môi giới, đối tác các dự án đang chạy song song.
- Suốt ngày: xen giữa điện thoại là các cuộc gặp, phần lớn không hẹn trước, ngắn. Ông kể hiếm khi nghỉ ăn trưa đúng nghĩa.
- Chiều muộn, khoảng sáu rưỡi: rời văn phòng nhưng tiếp tục gọi điện từ nhà, có hôm đến khuya.
- Cuối tuần: theo lời kể, công việc không dừng hẳn; nhiều thương vụ được bàn cả vào thứ Bảy, Chủ nhật.
Điểm nổi bật không phải số giờ mà là cấu trúc: ngày gần như không có khối thời gian dài dành cho một việc, mà là chuỗi tương tác ngắn với rất nhiều người. Ông tự mô tả cách làm của mình là "khá lỏng", không mang cặp, không ôm nhiều giấy tờ.
Vì sao điện thoại thay cho các cuộc họp dài
Công việc chính của một nhà phát triển bất động sản là kết nối: đưa được ngân hàng, chủ đất, chính quyền, nhà thầu và người thuê vào cùng một thương vụ. Mỗi bên giữ một mảnh thông tin và một quyền quyết định. Người điều phối cần biết nhanh ai đang nghĩ gì, ai sắp đổi ý, chỗ nào vừa nảy sinh vướng mắc. Điện thoại cho phép chạm vào nhiều đầu mối trong ngày mà không phải di chuyển hay sắp lịch.
Cuộc gọi ngắn cũng giữ cho thương vụ chuyển động. Một quyết định nhỏ được chốt trong năm phút qua điện thoại có thể tiết kiệm một tuần chờ họp. Trong sách, Trump nhấn mạnh việc tự mình theo dõi các đầu mối thay vì để mọi thứ qua nhiều tầng trung gian; với ông, cuộc gọi trực tiếp còn là cách đo thái độ của đối phương qua giọng nói, điều thư từ không cho thấy.
Cần nhớ bối cảnh công nghệ: giữa thập niên 1980 chưa có thư điện tử phổ biến hay ứng dụng nhắn tin. Điện thoại bàn là kênh nhanh nhất. Ngày nay, cùng một chức năng có thể chia sang tin nhắn, cuộc gọi video, nhóm trò chuyện — nhưng nguyên lý "giữ liên lạc dày với các đầu mối then chốt" vẫn giữ nguyên.
Lịch của người quản lý và lịch của người làm chuyên môn
Năm 2009, Paul Graham, người đồng sáng lập quỹ ươm tạo Y Combinator, viết bài luận "Maker's Schedule, Manager's Schedule". Ông phân biệt hai kiểu lịch: lịch của người quản lý chia ngày thành các ô một giờ, đổi việc liên tục là chuyện bình thường; lịch của người làm chuyên môn — lập trình viên, người viết, người thiết kế — cần khối thời gian nửa ngày trở lên, vì một cuộc họp chen giữa có thể phá hỏng cả buổi.
Nhịp ngày Trump mô tả là phiên bản cực đoan của lịch người quản lý, thậm chí ô thời gian còn nhỏ hơn một giờ. Nó hợp với vai trò của ông: người đi giao dịch, không phải người vẽ bản thiết kế, tính kết cấu hay soạn hợp đồng. Những phần việc đòi hỏi tập trung sâu được giao cho kiến trúc sư, kỹ sư, luật sư — những người cần lịch hoàn toàn khác.
Đây là chỗ hay bị hiểu lầm khi chép thói quen của người nổi tiếng: một nhịp làm việc tốt cho người ở vị trí điều phối có thể tệ cho người làm chuyên môn trong chính công ty đó. Một chủ doanh nghiệp nhỏ thường kiêm cả hai vai, nên cần cả hai loại lịch trong cùng một tuần.
Cái giá của việc bị gián đoạn liên tục
Nghiên cứu về gián đoạn cho thấy chuyển việc liên tục có chi phí thật. Gloria Mark và các cộng sự (2008) quan sát người làm việc văn phòng bị ngắt quãng: họ bù lại bằng cách làm nhanh hơn, nhưng mức căng thẳng, áp lực thời gian và cảm giác gắng sức tăng lên. Năng suất bề mặt giữ được, cái giá được trả bằng sức lực.
Sophie Leroy (2009) mô tả hiện tượng "dư âm chú ý": khi chuyển từ việc A sang việc B mà việc A chưa xong, một phần sự chú ý vẫn mắc lại ở A, làm giảm chất lượng xử lý việc B. Người gọi năm mươi cuộc một ngày vì thế dễ ra quyết định tốt với việc đơn giản, quen tay, nhưng kém hơn với việc cần cân nhắc nhiều biến số.
Cal Newport, trong Deep Work (2016), lập luận rằng khả năng tập trung lâu vào việc khó ngày càng hiếm và vì thế ngày càng có giá trị trong kinh tế tri thức. Đặt cạnh lời kể của Trump, ta thấy hai mô hình phục vụ hai loại giá trị: một bên tạo giá trị bằng mạng lưới và tốc độ, một bên bằng chiều sâu chuyên môn. Không bên nào sai; sai là dùng mô hình này cho loại việc của mô hình kia.
Nhịp làm việc kiểu Trump hợp với việc gì
Bảng dưới đối chiếu các thành phần trong nhịp ngày được kể trong sách với loại công việc mà chúng phục vụ tốt hoặc kém:
| Thói quen trong sách | Hợp với | Kém với |
|---|---|---|
| Đọc báo một giờ buổi sáng | Người cần nắm thị trường, đối thủ, chính sách địa phương | Ngày cần bắt tay ngay vào việc gấp |
| Năm mươi đến trăm cuộc gọi | Điều phối nhiều đối tác, bán hàng, chốt thương vụ | Viết, thiết kế, phân tích số liệu |
| Họp ngẫu hứng, dưới mười lăm phút | Quyết định nhỏ, gỡ vướng nhanh | Quyết định chiến lược cần chuẩn bị tài liệu |
| Cửa mở, ít lên lịch | Đội nhỏ, cần phản hồi tức thì | Đội lớn, người chủ thành nút thắt cổ chai |
| Làm cả tối và cuối tuần | Giai đoạn nước rút ngắn | Duy trì lâu dài, người có gia đình, đội cần nghỉ ngơi |
Cột cuối cùng là phần dễ bị bỏ qua nhất khi người ta trích dẫn "một ngày của tỷ phú". Thói quen nào cũng có môi trường hợp và không hợp.
Thiết kế một ngày cho chủ doanh nghiệp nhỏ ở Việt Nam
Ví dụ giả định: anh Tuấn điều hành một xưởng in bao bì nhỏ ở Bình Dương (nay thuộc TP Hồ Chí Minh), vừa phải gặp khách vừa phải tự duyệt mẫu và tính giá. Mượn tinh thần của nhịp kiểu Trump nhưng chia đúng loại việc:
- Buổi sáng sớm, 30–45 phút đọc có chủ đích: tin ngành in, giá giấy, thông tin khách hàng lớn — đọc để có câu hỏi cho cuộc gọi trong ngày, không lướt tràn lan.
- Khối tập trung hai giờ: duyệt mẫu, tính giá, xem dòng tiền — tắt thông báo, nhờ người trực điện thoại.
- Khối giao dịch: gom các cuộc gọi khách, nhà cung cấp, ngân hàng vào một khung; mỗi cuộc có mục đích rõ.
- Gặp ngắn đứng tại xưởng: mười phút với tổ trưởng để gỡ vướng, thay cho cuộc họp dài cuối tuần.
- Đóng ngày: ghi ba việc còn dở để sáng mai không bị dư âm chú ý kéo theo.
Cách chia này giữ được ưu điểm của nhịp nhanh mà không hy sinh những việc cần đầu óc tỉnh.
Thói quen đọc báo buổi sáng: phần đáng giữ nhất
Trong cả nhịp ngày được kể, khoảng một giờ đọc báo buổi sáng là thói quen dễ chuyển sang hoàn cảnh khác nhất. Với một nhà phát triển bất động sản, báo kinh doanh và báo địa phương cho biết ngân hàng nào đang nới tay cho vay, khu nào sắp được quy hoạch lại, đối thủ vừa mua gì, quan chức thành phố đang ưu tiên điều gì. Đọc trước giờ làm nghĩa là cuộc gọi đầu tiên trong ngày đã có câu hỏi sắc.
Trump cũng chú ý đến việc dự án của mình được báo chí viết thế nào, vì tên tuổi là một phần giá trị của sản phẩm. Phần này thuộc về truyền thông và hình ảnh, được bàn ở danh mục riêng; ở góc thói quen làm việc, điểm đáng học là đọc như một người thu thập tín hiệu chứ không phải người giải trí.
Áp vào hoàn cảnh hiện nay, thói quen này có thể gói gọn thành ba việc: chọn trước một danh sách nguồn ổn định (báo kinh tế, bản tin hiệp hội ngành, trang của cơ quan quản lý); đọc trong khung giờ cố định thay vì lướt cả ngày; ghi lại một hai điều có thể ảnh hưởng tới việc kinh doanh của mình trong tuần. Đọc ba mươi phút có ghi chép thường giá trị hơn hai giờ lướt tin không đích.
Nên dè chừng gì khi đọc lời kể này
Lời kể nằm trong một cuốn sách có người chấp bút, viết lúc tác giả đang xây dựng hình ảnh doanh nhân năng động. Những con số như "hơn một trăm cuộc gọi" là tự thuật, không có ai đo đếm độc lập. Đọc để hiểu cách làm, không nên dùng làm thước đo cho bản thân.
Nhịp làm việc kéo dài đến khuya và cả cuối tuần có thể bền với một số người trong một giai đoạn, nhưng không phải chuẩn mực. Người chủ làm việc như vậy cũng hay vô tình đặt kỳ vọng tương tự lên nhân viên, gây mệt mỏi cho cả đội. Một chủ cửa hàng ở Việt Nam muốn học nên học phần "giữ liên lạc dày với đầu mối then chốt" và "quyết nhanh việc nhỏ", không phải phần số giờ.
Cuối cùng, nhịp kiểu cửa mở chỉ chạy được khi tổ chức đủ nhỏ hoặc có người lọc bớt. Khi đội lớn lên, người chủ nhận mọi cuộc gọi sẽ thành chỗ tắc: mọi quyết định đều chờ một người. Đến lúc đó, việc cần học tiếp là phân quyền, không phải gọi nhiều hơn.
Câu hỏi thường gặp
Thông tin về một ngày làm việc của Trump lấy từ đâu?
Nguồn chi tiết nhất là chương mở đầu của The Art of the Deal (1987), viết dưới dạng nhật ký một tuần làm việc. Các sách sau như Trump: How to Get Rich cũng nhắc lại một số thói quen. Đây đều là lời tự kể có người chấp bút, nên nên coi là mô tả của tác giả chứ không phải số liệu kiểm chứng.
Đọc báo buổi sáng còn có ích khi đã có mạng xã hội không?
Có, nếu đọc có chủ đích. Giá trị của thói quen đọc báo kinh doanh trong sách là có thông tin trước cuộc gọi đầu tiên trong ngày. Mạng xã hội cũng cho thông tin nhưng bị thuật toán chọn lọc và dễ cuốn đi. Một danh sách nguồn cố định, đọc trong khung giờ cố định, gần với tinh thần gốc hơn.
Gọi điện nhiều có tốt hơn nhắn tin không?
Tuỳ việc. Gọi điện tốt khi cần chốt nhanh, cần nghe thái độ, cần thương lượng. Nhắn tin tốt khi cần lưu vết, gửi số liệu, hoặc để người kia trả lời lúc tiện. Bài học từ lời kể không phải là kênh nào, mà là duy trì liên lạc chủ động và thường xuyên với các đầu mối quan trọng.
Người làm chuyên môn có nên áp dụng nhịp làm việc này không?
Phần lớn là không. Lập trình viên, kế toán, người thiết kế cần khối thời gian dài không bị ngắt. Nghiên cứu về dư âm chú ý và chi phí gián đoạn cho thấy chuyển việc liên tục làm giảm chất lượng việc khó. Họ có thể mượn ý họp ngắn và quyết nhanh việc nhỏ, còn lại nên bảo vệ thời gian tập trung.
Họp dưới mười lăm phút có khả thi ở doanh nghiệp Việt Nam không?
Khả thi với các cuộc gặp gỡ vướng hoặc chốt một quyết định nhỏ, nhất là gặp đứng tại chỗ làm. Với cuộc họp lập kế hoạch hay xử lý vấn đề phức tạp, ép ngắn quá dễ thành quyết định vội. Cách thực tế là chia hai loại họp, mỗi loại có thời lượng và cách chuẩn bị riêng.
Có nên làm việc cả cuối tuần như lời kể trong sách không?
Không nên coi là chuẩn. Làm cả cuối tuần có thể cần trong giai đoạn nước rút ngắn, nhưng kéo dài thì giảm chất lượng quyết định và dễ lan áp lực sang nhân viên. Sách kể nhịp này như một nét tính cách tác giả thích công việc, không phải lời khuyên dành cho mọi người.