Trong The Art of the Deal, "kiểm soát chi phí" (contain the costs) là một trong 11 yếu tố Trump nêu cho một thương vụ: chi những gì cần chi, nhưng không chi nhiều hơn mức nên chi. Ông kể mình hay tự gọi điện mặc cả với nhà thầu và nhà cung cấp, kể cả những khoản không lớn, và thường mời nhiều bên cùng chào giá để không phụ thuộc vào một người. Với cửa hàng nhỏ, nơi tiền nhập hàng chiếm phần lớn chi phí, đây là nguyên tắc có tác động trực tiếp đến lợi nhuận.
Nhưng ở quy mô một tiệm tạp hoá hay quán ăn, người mua thường nhỏ hơn người bán, và nhà cung cấp tốt không dễ thay. Bài này đọc nguyên tắc kiểm soát chi phí qua lăng kính đó: phân loại hàng để biết đàm phán ở đâu có ý nghĩa, tạo phương án thay thế, những đòn bẩy mà người mua nhỏ thật sự có, và lý do vì sao ép giá quá tay sẽ đắt hơn về lâu dài.
Đọc lại nguyên tắc "kiểm soát chi phí"
Trump đặt nguyên tắc này cạnh một nguyên tắc khác là "giao đúng hàng" — sản phẩm phải tốt như lời quảng bá. Hai ý đi cùng nhau: tiết kiệm ở những chỗ khách không thấy để có tiền chi cho những chỗ khách thấy. Ông viết rằng thói quen để chi phí trôi đi ở khoản nhỏ sẽ lan sang khoản lớn, nên người chủ phải quan tâm đến cả những con số tưởng như không đáng kể.
Cách đọc tỉnh táo là tách hai phần. Phần nên học: người chủ biết rõ mình đang trả bao nhiêu cho từng thứ, hỏi "khoản này tạo ra giá trị gì", và không ngại đàm phán. Phần cần cân nhắc: trong sách, Trump là bên mua lớn với nhiều nhà thầu muốn có hợp đồng, nên sức ép giá của ông khác hẳn một chủ tiệm nhập vài thùng hàng mỗi tuần.
Với cửa hàng nhỏ, "kiểm soát chi phí" vì thế không có nghĩa là luôn đòi giá thấp nhất. Nó nghĩa là biết tổng chi phí thật của mỗi nguồn hàng — giá nhập cộng chi phí vận chuyển, hàng hỏng, hàng trả lại, số lần giao trễ làm mất khách — và đàm phán dựa trên tổng đó. Một nhà cung cấp rẻ hơn một chút nhưng hay giao thiếu có thể đắt hơn nhiều khi tính đủ.
Phân loại hàng để biết đàm phán ở đâu có ý nghĩa
Người chủ không có thời gian mặc cả mọi mặt hàng. Cách phân loại ABC, quen thuộc trong quản lý kho, giúp dồn sức vào đúng chỗ. Ví dụ giả định cho một tiệm tạp hoá:
| Nhóm | Đặc điểm | Cách đàm phán |
|---|---|---|
| A — vài mặt hàng chiếm phần lớn tiền nhập | Nước giải khát, gạo, dầu ăn, sữa… | Đàm phán kỹ nhất: so nhiều nguồn, hỏi chiết khấu theo sản lượng, thời hạn thanh toán |
| B — nhóm giữa | Gia vị, bánh kẹo, đồ dùng gia đình | Đàm phán theo đợt, vài tháng xem lại một lần |
| C — rất nhiều mặt hàng nhỏ, tổng tiền thấp | Đồ lặt vặt, hàng bán chậm | Ưu tiên tiện lợi: gom về ít đầu mối, không tốn công mặc cả từng món |
Phân loại xong, người chủ thường bất ngờ khi thấy chỉ một số ít mặt hàng quyết định phần lớn chi phí. Mặc cả thêm một chút ở nhóm A có tác động hơn mặc cả rất nhiều ở nhóm C.
Đây cũng là cách hiểu đúng câu chuyện Trump "mặc cả cả khoản nhỏ": với ông, ngay cả khoản nhỏ trong một dự án lớn cũng là số tiền đáng kể. Người kinh doanh nhỏ nên mặc cả theo tỷ trọng, không theo thói quen.
Luôn có phương án thay thế, kể cả khi đang hài lòng
Trump kể ông thường để nhiều nhà thầu cùng chào giá và cho mỗi bên biết họ đang cạnh tranh. Ý cốt lõi đáng học không phải là gây sức ép, mà là không để mình rơi vào tình thế chỉ có một nguồn duy nhất. Khi chỉ có một nhà cung cấp, người mua mất cả đòn bẩy lẫn đường lui: nhà cung cấp tăng giá, giao trễ hay ngừng một mặt hàng, cửa hàng chỉ có thể chấp nhận.
Với mặt hàng nhóm A, nên có ít nhất hai nguồn, kể cả khi một nguồn đang chiếm phần lớn đơn hàng. Nguồn thứ hai có thể chỉ nhận một phần nhỏ, nhưng nó giữ cho người chủ biết giá thị trường, và sẵn sàng thay thế nếu nguồn chính gặp vấn đề. Những đợt đứt hàng vì mưa bão, thiếu xe hay nhà phân phối đổi chính sách cho thấy giá trị của nguồn dự phòng rõ hơn mọi lý thuyết.
Có phương án thay thế cũng giúp cuộc đàm phán bình tĩnh hơn. Người mua biết mình có lựa chọn sẽ không cần gay gắt; họ chỉ cần nói thật: bên kia đang chào mức này, điều kiện thế này, anh chị xem có điều chỉnh được không. Đó là đàm phán dựa trên thông tin, không phải doạ dẫm.
Người mua nhỏ có những đòn bẩy nào
Trả tiền nhanh và đúng hẹn. Với nhiều nhà phân phối, công nợ khó đòi là nỗi lo lớn. Một khách hàng nhỏ nhưng trả ngay khi nhận hàng có giá trị thật, và đáng được chiết khấu hoặc ưu tiên khi hàng khan.
Đơn hàng đều đặn, dự báo được. Nhà cung cấp lên kế hoạch xe và kho dễ hơn khi biết trước mỗi tuần bạn lấy bao nhiêu. Cam kết một lịch nhập ổn định có thể đổi lấy giá tốt hơn so với mua lẻ tẻ.
Linh hoạt lịch giao. Chấp nhận nhận hàng vào ngày xe của họ đi tuyến bạn, thay vì đòi giao gấp, giúp họ giảm chi phí vận chuyển — một phần có thể chia lại cho bạn.
Gom đơn với cửa hàng khác. Vài tiệm cùng khu nhập chung một mặt hàng để đạt mức sỉ lớn hơn. Cách này cần tin tưởng và sổ sách rõ ràng, nhưng là cách người nhỏ tạo sức mua của người lớn.
Vị trí trưng bày. Với hàng mới, nhà cung cấp cần chỗ trưng đẹp và lời giới thiệu của người bán. Đây là thứ cửa hàng có thể trao đổi lấy chiết khấu hoặc hàng mẫu, miễn là không quảng cáo sai cho khách.
Chuẩn bị buổi gặp nhà cung cấp: những câu nên hỏi
Trump kể ông luôn tìm hiểu kỹ đối tác trước khi ngồi vào bàn: họ cần gì, đang chịu sức ép gì, điều gì với họ quan trọng hơn giá. Ở quy mô cửa hàng, việc chuẩn bị này có thể gói trong vài câu hỏi, đặt ra một cách thẳng thắn trong buổi gặp:
- "Bên anh chị tính giá theo những mức sản lượng nào?" — để biết mình đang đứng gần ngưỡng chiết khấu tiếp theo đến đâu, có đáng gom đơn để vượt ngưỡng không.
- "Trả ngay khi nhận hàng thì có ưu đãi gì?" — đặt dòng tiền của mình lên bàn như một thứ có giá.
- "Tuyến xe của bên mình đi khu này vào ngày nào?" — nhận hàng theo lịch sẵn có của họ thường rẻ hơn đòi giao riêng.
- "Hàng cận hạn, hàng lỗi xử lý thế nào?" — chính sách đổi trả là một phần của giá, nhiều khi quan trọng hơn vài phần trăm chiết khấu.
- "Mặt hàng nào bên mình đang muốn đẩy?" — đây là chỗ nhà cung cấp dễ nhượng bộ nhất, và cũng là chỗ người mua cần tỉnh táo xem hàng đó có hợp khách của mình không.
- "Khi hàng khan, khách nào được ưu tiên?" — câu trả lời cho thấy mình đang đứng ở đâu trong danh sách của họ.
Ghi lại câu trả lời của từng nguồn vào cùng một bảng giúp so sánh công bằng, và là tư liệu cho lần đàm phán sau. Người chủ chuẩn bị kỹ thường không cần nói nhiều; bản thân câu hỏi đã cho nhà cung cấp thấy đây là khách hàng hiểu việc.
Tình huống giả định: chị Lan đàm phán lại giá nhập cho tiệm tạp hoá ở Cần Thơ
Chị Lan (nhân vật giả định) có một tiệm tạp hoá trong khu dân cư ở Cần Thơ. Lợi nhuận mỏng dần dù doanh thu không giảm. Các con số là ví dụ giả định.
- Ghi lại một tháng nhập hàng: chị phát hiện năm mặt hàng chiếm gần một nửa tổng tiền nhập, đều đang lấy từ cùng một đại lý.
- Tìm nguồn thứ hai: chị hỏi giá hai nhà phân phối khác cho đúng năm mặt hàng đó, kèm điều kiện giao hàng và thanh toán.
- Tính tổng chi phí thật: một nguồn rẻ hơn nhưng chỉ giao mỗi tuần một lần, chị phải trữ thêm hàng; tính cả tiền vốn nằm kho thì chênh lệch không còn nhiều.
- Gặp đại lý hiện tại với đề nghị cụ thể: chị cam kết lịch nhập cố định mỗi tuần và trả tiền ngay khi nhận, đề nghị chiết khấu thêm cho năm mặt hàng chính.
- Giữ nguồn thứ hai ở mức nhỏ: chị chuyển một mặt hàng sang nhà phân phối mới để duy trì quan hệ và nắm giá.
- Xem lại sau ba tháng: so lợi nhuận gộp trước và sau, ghi lại để lần đàm phán sau có số liệu.
Điểm mấu chốt là chị Lan đàm phán bằng thứ đại lý cần — dòng tiền chắc chắn và đơn hàng dự báo được — chứ không chỉ đòi giảm giá.
Nên dè chừng gì: ép giá quá tay và cái giá của mất lòng tin
Ép nhà cung cấp xuống dưới mức họ có lãi không làm chi phí biến mất; nó chỉ chuyển sang dạng khác. Nhà cung cấp bị ép thường tìm cách bù lại: giao hàng cận hạn, đổi sang loại chất lượng thấp hơn, chậm giao khi hàng khan, hoặc dồn hàng tốt cho khách trả giá cao hơn. Người chủ tưởng đã tiết kiệm, nhưng khách hàng của cửa hàng mới là người nhận phần thiệt.
Một bài học nữa từ chính những năm khó khăn của Trump đầu thập niên 1990: khi doanh nghiệp gặp khó, những đối tác từng được đối xử sòng phẳng thường là người sẵn lòng giãn công nợ, giao hàng trước trả tiền sau. Với cửa hàng nhỏ, một nhà cung cấp tin bạn có thể là khác biệt giữa vượt qua mùa ế và đóng cửa.
Cuối cùng, mặc cả mọi khoản nhỏ tốn thời gian của chính người chủ — thứ tài nguyên khan hiếm nhất của doanh nghiệp nhỏ. Hãy dành công sức đàm phán cho nhóm hàng quyết định chi phí, xây quan hệ lâu dài với vài đầu mối chính, và giữ kỷ luật xem lại giá định kỳ. Quản trị quan hệ nhà cung cấp ở quy mô doanh nghiệp lớn hơn có các khung riêng ở những trang chuyên về chuỗi cung ứng.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng nhỏ có nên yêu cầu nhà cung cấp chào giá cạnh tranh không?
Có, nhưng nên làm một cách minh bạch và lịch sự. Hỏi giá vài nguồn cho các mặt hàng chính là việc bình thường trong kinh doanh. Điều nên tránh là dùng giá của bên này để ép bên kia liên tục mà không có ý định đổi nguồn, vì sớm muộn các bên sẽ nhận ra và mất thiện chí với cửa hàng.
Phân loại hàng ABC có cần phần mềm không?
Không bắt buộc. Với cửa hàng nhỏ, chỉ cần ghi lại tiền nhập của từng mặt hàng trong một tháng, xếp từ cao xuống thấp và cộng dồn. Những mặt hàng đầu danh sách chiếm phần lớn tổng tiền là nhóm A. Phần mềm bán hàng giúp làm nhanh hơn, nhưng một cuốn sổ hoặc bảng tính cũng đủ để bắt đầu.
Trả tiền ngay có thật sự giúp được giá tốt hơn không?
Thường là có ở mức nào đó, vì nhà phân phối giảm được rủi ro công nợ và chi phí đi thu tiền. Mức chiết khấu cụ thể tuỳ ngành hàng và chính sách từng nơi. Cách làm hợp lý là đề nghị rõ ràng: cam kết trả ngay khi nhận hàng và hỏi mức ưu đãi tương ứng, thay vì hy vọng họ tự giảm.
Có nên chỉ lấy hàng từ một nhà cung cấp cho tiện không?
Tiện nhưng rủi ro. Một đầu mối duy nhất giúp quản lý đơn giản và có thể được ưu đãi theo sản lượng, nhưng khi họ tăng giá, thiếu hàng hay đổi chính sách thì cửa hàng không có lựa chọn. Cách cân bằng là giữ nguồn chính cho phần lớn đơn hàng và một nguồn phụ nhỏ cho các mặt hàng quan trọng.
Gom đơn chung với cửa hàng khác cần lưu ý gì?
Cần thống nhất trước ai đặt hàng, ai nhận, chia hàng thế nào, thanh toán ra sao và xử lý hàng lỗi thế nào. Nên ghi lại bằng văn bản đơn giản dù là người quen. Gom đơn hiệu quả nhất với mặt hàng chuẩn hoá, ít hỏng, mà các cửa hàng đều bán đều đặn.
Làm sao biết mình đang bị nhà cung cấp tính giá cao?
So với hai ba nguồn khác cho cùng mặt hàng, cùng quy cách và cùng điều kiện giao nhận. Hỏi chuyện chủ cửa hàng khác trong ngành cũng giúp ước lượng. Nhớ so tổng chi phí chứ không chỉ giá trên hoá đơn: phí vận chuyển, hàng hỏng, thời gian giao và chính sách đổi trả đều ảnh hưởng đến con số cuối cùng.